Когда дело доходит до данных, сопротивляйтесь своему внутреннему крысенку

Когда дело доходит до данных, сопротивляйтесь своему внутреннему крысенку

Люди по своей природе являются вьючными крысами, о чем свидетельствуют 2300 миллиарда квадратных футов складских помещений, используемых в Соединенных Штатах. У страха избавиться от вещей даже есть название: диспософобия.

Сохранение всех пар обуви, которую носили ваши дети, не является проблемой ни для кого, кроме тех, с кем вы делите свое жилое пространство.

Но те же правила не применимы к данным.

Во всех отраслях существуют рекомендации по хранению документации, изложенные в правилах соответствия. Обычно они применяются строго к регулируемым компаниям, и компании, которые их нарушают, могут быть подвергнуты санкциям.

Но даже в нерегулируемых компаниях старые записи являются помехой. Значительный риск состоит в том, что они могут быть обнаружены в судебных делах.

Например, общее практическое правило — избавиться от записей собеседований по истечении одного года. Если кандидат подает в суд на вашу компанию, обвиняя его в дискриминации при приеме на работу, а записи собеседований все еще находятся на вашем жестком диске, вы фактически можете дать истцу повод для избиения.

Вырежьте гниль

Дальше идут практические вопросы.

Хранение вещей под рукой дольше, чем необходимо, может затруднить поиск необходимой информации. Это также затрудняет реагирование на важные события, такие как запросы прессы и свободы информации, а также запросы клиентов. По оценкам одного отчета, до одной трети данных в информационном реестре средней компании являются избыточными, устаревшими или тривиальными (ROT).

Смешение старых записей с новыми может привести к путанице в отношении точности информации. Опрос 2019 информационных работников, проведенный компанией M-Files в 1500 году, показал, что 46% заявили, что поиск необходимых им документов был трудным и отнимал много времени. А 36% заявили, что большую часть времени или все время им было трудно найти последнюю версию документа.

А в эпоху, когда правила конфиденциальности данных распространяются как кудзу, все личные данные о клиентах, которые вы сохраняете на своем компьютере, могут стать многомиллионной ответственностью для всей вашей компании.

Компьютеры поощряют накопление информации. Хранение настолько дешево, что информацию легче сохранить, чем выбросить.

Хотя некоторые системы управления корпоративным контентом могут автоматически удалять данные после определенной даты, время, необходимое для их настройки, может быть обременительным. Для ПК также почти не существует программного обеспечения для автоматического уничтожения документов.

Кроме того, возникает проблема поиска всей информации, на которую должны распространяться правила хранения.

Данные, хранящиеся в разрозненных хранилищах, может быть трудно найти, и многим компаниям не хватает программного обеспечения для маркировки и применения правил автоматического удаления к известным им данным.

«Часто не существует простого способа связать политику хранения с данными, хранящимися в структурированной базе данных», — сказала Сью Тромбли, управляющий директор по интеллектуальному лидерству гиганта управления записями Iron Mountain. «Но по мере того, как возраст или ценность информации со временем уменьшаются, ваш риск увеличивается. Если вы сидите без надлежащего контроля, у вас могут возникнуть проблемы».

Огромная сложность

Внедрение программы хранения данных в компании также может оказаться сложной задачей.

Например, банк может иметь тысячи типов записей для таких элементов, как счета клиентов, различные кредитные документы, записи о борьбе с отмыванием денег и депозитные квитанции. Кроме того, на каждый из них могут распространяться местные, провинциальные и национальные правила. И правила все время меняются.

После того, как график установлен, должны быть правила, обеспечивающие его соблюдение, но успех носит спорадический характер.

Опрос Deloitte, проведенный в 2020 году, показал, что менее половины компаний имеют строгую программу уничтожения старых данных, а 35% оставляют эту задачу владельцам бизнес-процессов, которые меньше всего оснащены для ее тщательного выполнения.

Ни один человек или подразделение не вправе создавать строгую политику хранения документов. Тем не менее, вы можете убедить свой юридический отдел и ИТ-организацию включить этот вопрос в их повестку дня.

Есть также вещи, которые люди могут сделать, чтобы защитить себя.

Если вы работаете с конфиденциальными данными или данными клиентов, обратитесь в юридический отдел за советом по поводу срока хранения.

Ваша ИТ-организация должна посоветовать вам, как уничтожить старые записи (подсказка: удаление их с жесткого диска фактически удаляет очень мало информации). Более того, ИТ-отдел может нанять поставщика, который сможет полностью уничтожить данные и задокументировать их уничтожение.

Диспософобии не место в офисе. Когда дело доходит до управления документами, меньше значит лучше.

Итак, прочтите это:

Политика хранения записей (с шаблоном и примером)

Основы программы хранения записей

Лучшие практики хранения данных в эпоху законов о конфиденциальности данных

Политика хранения данных: что это такое и как ее создать

7 смертных грехов ведения записей

© 2022 IDG Communications, Inc.