Люди по своей природе являются вьючными крысами, о чем свидетельствуют 2300 миллиарда квадратных футов складских площадей, используемых в Соединенных Штатах. Страх избавиться от вещей даже имеет название: диспозофобия.
Хранить все пары обуви, которые носили ваши дети, не проблема ни для кого, кроме тех, с кем вы делите жилплощадь.
Но те же правила не применяются к данным.
Во всех отраслях есть рекомендации по хранению записей, изложенные в правилах соответствия. Как правило, они применяются строго к регулируемым компаниям, и компании, нарушающие их, могут быть оштрафованы.
Но даже в нерегулируемых компаниях старые записи — бремя. Существенный риск заключается в том, что они могут быть обнаружены в судебных делах.
Например, общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы утилизировать записи собеседований по истечении одного года. Если кандидат предъявляет иск вашей компании, заявляя о дискриминации при приеме на работу, а заметки о собеседовании все еще находятся на вашем жестком диске, вы можете на самом деле дать истцу палку.
Вырезать ГНИЛЬ
Затем идут практические дела.
Хранение вещей под рукой дольше, чем необходимо, может затруднить поиск нужной информации. Это также затрудняет реагирование на важные события, такие как запросы прессы и свободы информации, а также запросы клиентов. По оценкам одного отчета, до трети данных в информационном реестре средней компании являются избыточными, устаревшими или тривиальными (ROT).
Смешивание старых записей с новыми может привести к путанице в отношении точности информации. Опрос 2019 информационных работников, проведенный M-Files в 1500 году, показал, что 46% заявили, что поиск необходимых документов требует много времени и трудностей. А 36% заявили, что им было трудно найти последнюю версию документа большую часть времени или все время.
И в эпоху, когда правила конфиденциальности данных распространяются, как кудзу, все идентифицирующие личность данные о клиентах, которые вы храните на своем компьютере, могут стать многомиллионным обязательством для всей компании.
Компьютеры поощряют накопление информации. Хранилище настолько дешевое, что хранить информацию проще, чем выбрасывать.
Хотя некоторые системы управления корпоративным контентом могут автоматически удалять данные после определенной даты, время, необходимое для их настройки, может быть дорогостоящим. Программ для автоматического уничтожения документов для ПК также практически нет.
Затем возникает проблема поиска всей информации, на которую должны распространяться правила хранения.
Данные, хранящиеся в разрозненных хранилищах, может быть трудно найти, и многим компаниям не хватает программного обеспечения для маркировки и применения правил автоматического удаления к известным им данным.
«Часто нет простого способа связать политику хранения с данными, хранящимися в структурированной базе данных, — говорит Сью Тромбли, генеральный директор Thought Leadership гиганта по управлению записями Iron Mountain. «Но по мере того, как возраст или ценность информации со временем уменьшается, ваш риск увеличивается. Если вы сядете без надлежащего контроля, у вас могут быть проблемы».
Огромная сложность
Внедрение программы хранения данных в компании также может быть сложной задачей.
Банк, например, может иметь тысячи типов записей для таких элементов, как счета клиентов, различные кредитные документы, записи о борьбе с отмыванием денег и депозитные квитанции. Кроме того, каждый из них может регулироваться местными, провинциальными и национальными правилами. И правила постоянно меняются.
После того, как расписание установлено, должны быть правила для его соблюдения, но успех бывает спорадическим.
Опрос Deloitte 2020 года показал, что менее половины компаний имеют дисциплинированную программу уничтожения старых данных, при этом 35% оставляют эту задачу владельцам бизнес-процессов, которые наименее подготовлены для ее тщательного выполнения.
Ни один человек или бизнес-подразделение не должны создавать дисциплинированную политику хранения документов. Тем не менее, вы можете обратиться к своему юридическому отделу и ИТ-отделу, чтобы включить этот вопрос в их повестку дня.
Есть также вещи, которые люди могут сделать, чтобы защитить себя.
Если вы работаете с конфиденциальными данными или данными клиентов, обратитесь в юридический отдел за советом относительно срока хранения.
Ваша ИТ-организация должна посоветовать вам, как уничтожить старые записи (подсказка: удаление их с жесткого диска на самом деле удаляет очень мало информации). Более того, ИТ-отдел может заключить договор с поставщиком, который может полностью уничтожить данные и задокументировать их уничтожение.
Диспофобии не место в офисе. Когда дело доходит до управления документами, чем меньше, тем лучше.
Итак, прочтите это:
Политика хранения записей (с шаблоном и примером)
Основы программы хранения записей
Лучшие практики хранения данных в эпоху законов о конфиденциальности данных
Политика хранения данных: что это такое и как ее создать
7 смертных грехов ведения записей
© 2022 IDG Communications, Inc.
