В то время как цифровые технологии изменили способы создания, перемещения и хранения данных людьми на протяжении десятилетий, управление множеством физических документов и цифровых данных, создаваемых бизнесом, остается постоянной проблемой для бизнеса. Такие технологии, как облачные приложения и услуги, а также нормативные требования к хранению и защите данных клиентов, вынуждают компании изучать технологические решения для управления документами и данными.

Раньше это означало инвестиции в систему управления документами (DMS), которая помогала компаниям хранить и управлять бумажными и электронными документами в цифровом виде. Рост веб-технологий привел к созданию систем управления контентом (CMS), которые управляли цифровым контентом, а также включали такие форматы, как аудио, видео, изображения и файлы HTML.

Затем появились системы управления корпоративным контентом (ECM), причем ECM представлял собой смешанный пакет для набора процессов и инструментов, которые компании используют для сбора, хранения, защиты, извлечения и управления бизнес-информацией. Такие процессы, как управление жизненным циклом контента, управление цифровыми активами, управление рабочими процессами, управление информацией и функции совместной работы, присоединились к управлению документами, а также поиску, защите от сбоев и расширенным функциям безопасности.

Хотя все эти аббревиатуры до некоторой степени по-прежнему используются, границы между ними с годами стираются, поскольку поставщики добавляют больше функций. «Сегодня управление контентом связано не столько с типами документов (физическими или цифровыми, или с типом формата), сколько с тем, используется ли контент внутри или снаружи», — сказала Холли Мусколино, вице-президент группы стратегии контента. будущее. Он работает в IDC. По его словам, эволюция систем управления документами и управления контентом пересекается до такой степени, что современные системы управления контентом могут обрабатывать любой тип документа, рабочего процесса или процесса.

От монолитных к модульным системам

Эта путаница и смешение продолжаются, поскольку традиционные приложения ECM и приложения для обмена контентом и совместной работы (CSC) объединяются в облаке в виде более гибких и масштабируемых облачных контент-сервисов. Гибридные модели работы, вызванные пандемией 2020 года, вызвали необходимость расширения доступа к контенту из любого места. В результате приложения облачного контента добавили искусственный интеллект (AI), машинное обучение (ML), обработку естественного языка (NLP) и аналитику, чтобы помочь предприятиям направлять принятие решений и автоматизировать задачи в нескольких процессах.

Фактически, Gartner объявил ECM мертвым и теперь называет категорию Content Service Platforms (CSPs). Вместо того, чтобы пытаться хранить всю информацию компании и управлять ею на одной платформе, подход CSP делает упор на использование интегрированных приложений и служб для доступа, работы с информацией и управления ею, где бы она ни находилась.

«CSP предоставляют сотрудникам возможность извлекать и работать с контентом современным и беспрепятственным способом, независимо от устройств и организационных границ, — пишет компания в своем отчете о рынке за 2021 г. — Таким образом, они имеют решающее значение для бизнес-стратегии цифровой работы сотрудников. любая организация».

IDC также отметила переход от одиночных платформ ECM к модульному подходу. «Термин контент-услуги подразумевает, что вместо монолитного приложения, которое предоставляет услуги, которые могут вам понадобиться или не понадобиться и которые могут никогда не удовлетворить все варианты использования, они являются модульными, так что ваша команда DevOps или ваши системы интегратора контента могут создавать решения. которые удовлетворяют ряду вариантов использования», — сказал Мусколино. «Поскольку его легче интегрировать, он не обязательно привязан к конкретным технологиям. это видение. Некоторые поставщики смогли выполнить это лучше, чем другие».

Мусколино сказал, что в этой области появились новые провайдеры, такие как Box, а также Alfresco и Nuxeo (оба приобретены Hyland), а другие традиционные провайдеры в этой области сейчас стремятся обновить свои предложения. В оценке поставщиков глобального рынка приложений SaaS и облачного контента в 2019 году IDC также назвала IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox и Oracle ведущими игроками рынка.

Модернизация управления контентом

Когда дело доходит до систем CSP, согласно отчету Gartner, у покупателей «есть много вариантов, которые могут позволить им по-настоящему реализовать корпоративное видение контент-сервисов» благодаря достижениям в области интеллектуальных технологий и облачных технологий. Их легче получить, развернуть и внедрить, чем традиционные приложения ECM, с более продуманными пользовательскими интерфейсами, которые позволяют пользователям «составлять приложения на основе базовых микросервисов».

Однако Gartner предупредил, что CSP редко реализуются как автономные решения, потому что обычно существует технология контента, которую бизнес уже использует. «Организация может считать это устаревшим, но все же стоит оценить варианты обновления существующих платформ», — сказал Гартнер, поскольку затраты на миграцию и изменение платформ могут быть значительными.

Также важна возможность интеграции с существующими бизнес-приложениями, такими как системы ERP или CRM. «Степень, до которой приложение может быть легко интегрировано, окажет значительное влияние на принятие», — говорится в отчете Gartner.

Мусколино из IDC добавил, что очень мало организаций не имеют какой-либо системы управления контентом, даже малые предприятия используют бесплатные версии Box, Dropbox или Google для управления документами и файлами.

«То, что мы видим, — это большая модернизация», — сказал Мусколино. «Большая часть инвестиций в эти решения направлена ​​на модернизацию управления контентом; это не обязательно совершенно новые установки».

Следующий этап: унифицированный контент

На своей конференции разработчиков Ignite Microsoft анонсировала Microsoft Syntex, решение для унифицированного контента, объединяющее различные сервисы, необходимые для управления жизненным циклом контента в организации. Согласно IDC, Syntex является примером нового класса контент-решений, которые компания называет «унифицированной моделью контента».

«Облако, искусственный интеллект (ИИ) и новые сервисные архитектуры создали устаревшие категории захвата, управления корпоративным контентом (ECM), обмена контентом и совместной работы (CSC), управления цифровыми активами (DAM) и устаревшего управления веб-контентом. (WCM)», — написал Мусколино в своем блоге, анонсируя новую модель, которая поддерживается общей библиотекой контент-сервисов. Эти категории приложений имели смысл в эпоху монолитных автономных локальных приложений, но они громоздки и неэффективны. в контексте современного облака и облачных архитектур ранних цифровых бизнес-сервисов.

Новая унифицированная модель, предлагаемая IDC, поддерживает общий набор услуг, связанных с контентом, таких как контроль версий, создание и управление метаданными и безопасный доступ, а также специализированные услуги, такие как изображения и видео, управление, курирование и веб-сайт. перевод, который можно использовать с помощью инструментов с низким кодом / без кода. По словам компании, это позволит компаниям создавать решения для «любого количества бизнес-применений, ориентированных на контент».

Аналитическая фирма заявила, что Microsoft Syntex является одним из первых примеров этого нового класса технологий, и она ожидает, что другие поставщики последуют этому примеру.

© 2022 IDG Communications, Inc.

Поделиться