Хотя цифровые технологии на протяжении десятилетий изменили способы, которыми люди создают, перемещают и хранят свои данные, управление множеством физических документов и цифровых данных, создаваемых компанией, остается постоянной проблемой для бизнеса. Такие технологии, как облачные приложения и услуги, а также нормативные требования к хранению и защите данных клиентов вынудили компании изучать технологические решения для управления документами и данными.
Раньше это означало инвестирование в систему управления документами (DMS), которая помогала компаниям хранить и управлять бумажными и онлайн-документами в цифровом виде. Развитие веб-технологий привело к созданию систем управления контентом (CMS), которые управляли контентом, созданным в цифровом формате, но также включали такие форматы, как аудио, видео, изображения и файлы HTML.
Затем появились системы управления корпоративным контентом (ECM), в которых ECM стал универсальным набором процессов и инструментов, которые компании используют для сбора, хранения, защиты, извлечения и управления бизнес-информацией. Такие процессы, как управление жизненным циклом контента, управление цифровыми активами, управление рабочими процессами, управление информацией и функции совместной работы, присоединились к управлению документами, а также реагированию на стихийные бедствия и расширенным функциям безопасности.
Хотя все эти аббревиатуры в некоторой степени до сих пор используются, границы между ними с годами размыты, поскольку поставщики добавляют больше функций. Сегодня управление контентом меньше связано с типами документов (физические или цифровые или тип формата), а больше с тем, используется ли контент внутри или снаружи, говорит Холли Мусколино, вице-президент группы по стратегии контента и контенту. будущее. Работает в ИДЦ. По его словам, эволюция систем управления документами и управления контентом пересеклась до такой степени, что современные системы контента могут обрабатывать любые типы документов, рабочих процессов или процессов.
От монолитных к модульным системам
Эта путаница и смешение продолжаются: традиционные приложения ECM и приложения для обмена контентом и совместной работы (CSC) сливаются в облаке как более гибкие и масштабируемые облачные сервисы контента. Гибридные модели работы, вызванные пандемией 2020 года, привели к необходимости расширения доступа к контенту из любой точки мира. В результате в приложения для облачного контента добавлены искусственный интеллект (ИИ), машинное обучение (ML), обработка естественного языка (NLP) и аналитика, которые помогают предприятиям принимать решения и автоматизировать задачи в различных коммерческих процессах.
Фактически, Gartner объявил ECM мертвым и теперь называет эту категорию платформами контент-сервисов (CSP). Вместо того, чтобы хранить и управлять всей информацией компании на единой платформе, подход CSP делает упор на использование интегрированных приложений и сервисов для доступа, работы и управления информацией, где бы она ни находилась.
«CSP предоставляют сотрудникам возможность получать и работать с контентом современным и беспрепятственным образом, независимо от устройств и границ организации», — написала компания в своем отчете о рынке цифровой работы любой организации за 2021 год».
IDC также отметила переход от единых платформ ECM к модульному подходу. «Термин «услуги контента» подразумевает, что вместо монолитного приложения, предоставляющего услуги, которые могут вам понадобиться, а могут и не понадобиться, и которые никогда не смогут удовлетворить все варианты использования, они являются модульными, поэтому ваша команда DevOps или системы интеграторов контента могут создавать решения, удовлетворяющие ряд вариантов использования», — сказал Мусколино. «Поскольку его легче интегрировать, он не обязательно привязан к конкретным технологиям. Это концепция. Некоторые поставщики смогли реализовать это лучше, чем другие».
Мусколино сказал, что в этой области появились новые поставщики, такие как Box, а также Alfresco и Nuxeo (оба приобретены Hyland), а другие традиционные поставщики в этой области теперь стремятся обновить свои предложения. В оценке поставщиков мирового рынка приложений SaaS и облачного контента в 2019 году IDC также назвала IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox и Oracle основными игроками рынка.
Модернизация управления контентом
Когда дело доходит до систем CSP, согласно отчету Gartner, у покупателей «есть много вариантов, которые могут позволить им по-настоящему реализовать корпоративный взгляд на контент-сервисы» благодаря достижениям в области аналитики и облачных технологий. Их легче получить, внедрить и развернуть, чем традиционные приложения ECM, поскольку они имеют более продуманные пользовательские интерфейсы, которые позволяют пользователям «составлять приложения из базовых микросервисов».
Однако Gartner предупредила, что CSP редко реализуются как отдельные решения, поскольку обычно компания уже использует технологию контента. «Организация может считать это наследием, но все же стоит оценить варианты модернизации существующих платформ», — заявила Gartner, поскольку затраты на миграцию и изменение платформ могут быть существенными.
Также важна возможность интеграции с существующими бизнес-приложениями, такими как ERP- или CRM-системы. «Степень, в которой приложение может быть легко интегрировано, окажет существенное влияние на его внедрение», — говорится в отчете Gartner.
Мусколино из IDC добавил, что очень мало организаций не имеют какой-либо системы управления контентом, причем даже малые предприятия используют бесплатные версии Box, Dropbox или Google для управления документами и файлами.
«То, что мы видим, — это значительная модернизация», — сказал Мусколино. «Большинство инвестиций в эти решения направлены на модернизацию управления контентом; это не обязательно совершенно новые установки».
Следующий этап: единый контент
На своей конференции разработчиков Ignite компания Microsoft анонсировала Microsoft Syntex, единое решение для контента, объединяющее несколько сервисов, необходимых для управления жизненным циклом контента внутри организации. По мнению IDC, Syntex является примером нового класса контент-решений, который компания называет «унифицированной моделью контента».
«Облако, искусственный интеллект (ИИ) и новые архитектуры на основе сервисов создали устаревшие категории захвата, управления корпоративным контентом (ECM), совместной работы и обмена контентом (CSC), управления цифровыми активами (DAM) и устаревшего управления веб-контентом ( WCM), — написал Мусколино в своем блоге, объявляя о новой модели, которая поддерживается общей библиотекой контент-сервисов. Эти категории приложений имели смысл в эпоху монолитных автономных локальных приложений, но они громоздки и неэффективны. контексте современных облачных архитектур и облачных архитектур корпоративных услуг, ориентированных на цифровые технологии.
Новая унифицированная модель, предлагаемая IDC, поддерживает общий набор сервисов, связанных с контентом, таких как контроль версий, создание и управление метаданными, а также безопасный доступ, а также специализированные сервисы, такие как изображения и видео, управление, курирование и веб-сайт. перевод, который можно использовать с помощью инструментов с низким кодированием/без кода. По словам компании, это позволит компаниям создавать решения для «любого количества бизнес-сценариев, ориентированных на контент».
Аналитическая фирма заявила, что Microsoft Syntex является одним из первых примеров этого нового класса технологий, и ожидает, что другие поставщики последуют этому подходу.
© 2022 IDG Communications, Inc.