Los mayores desafíos en la gestión de cargas de trabajo.

Los mayores desafíos en la gestión de cargas de trabajo.

Nuestra forma de trabajar está evolucionando, ofreciendo a los empleados una mayor flexibilidad y más medios de comunicación que nunca. Pero con más canales para coordinar y colaborar, la información está cada vez más fragmentada entre diferentes aplicaciones y plataformas comerciales. El resultado: las responsabilidades no están claras, el trabajo se divide en compartimentos y los empleados luchan por mantenerse al día con un sinfín de notificaciones.

Sobre el autor Robbie O'Connor, gerente de EMEA en Asana. A esto se agrega el desafío que plantean los sistemas obsoletos, como el correo electrónico, que dejan la información crítica y los documentos atrapados en los hilos de discusión o inaccesibles para todo el equipo. Esta falta de transparencia significa que los empleados se ven obligados a pasar horas a la semana buscando información y perder un tiempo precioso tratando de actualizarse.

¿Qué es "trabajar en el trabajo" y cómo afecta la satisfacción y el desempeño laboral?

Los empleados de todos los tamaños de negocios, en todas las industrias, pasan horas en reuniones innecesarias, responden correos electrónicos, responden mensajes de correo electrónico, buscan documentos y archivos y hacen esfuerzos duplicados. Nuestro índice de anatomía laboral encontró que los trabajadores del conocimiento global piensan que pasan un tercio de su tiempo en el trabajo, pero en realidad, casi el doble de lo que gastan en tareas repetitivas de bajo valor, incluyendo investigación de información, reuniones y comunicación en el trabajo. La misma encuesta encontró que el desempeño de los empleados (39%) y la retención (33%) fueron los más afectados por las organizaciones que no manejan las cargas de trabajo de manera efectiva. Si bien no todo el trabajo puede ser de gran valor, existen formas de reducir la cantidad de tareas improductivas o repetitivas que se realizan a diario, incluida la minimización de reuniones innecesarias o la automatización de tareas repetitivas. Aclarar cómo priorizar el trabajo basado en lo que aportará el mayor valor comercial es otra excelente manera de mejorar el rendimiento y aumentar la eficiencia. En Asana, aprovechamos una estructura llamada "Pirámide de la claridad" para alinear a todos con la meta y los objetivos de alto nivel del trabajo diario que realizan, y los resultados concretos que El trabajo individual debe producir. Estos objetivos de alto nivel deben alimentarse en un subconjunto de objetivos a corto plazo, creando una base sólida que permita a los gerentes proporcionar una visión clara de lo que debe suceder y cuándo.

¿Cómo está configurando la tecnología la forma en que trabajamos? ¿Cuáles son los pros y los contras?

En los últimos años, hemos sido testigos de una explosión de aplicaciones y software diseñados para ayudar a los empleados a mejorar la comunicación y la colaboración. Esto representa un desafío y una oportunidad para las organizaciones y sus empleados. Si bien la adopción de nuevas aplicaciones y herramientas a menudo puede ser la solución perfecta para aumentar la productividad de los empleados, solo son tan efectivas como los equipos que las usan. Desde la perspectiva de los empleados, es importante tomar el control de sus notificaciones o eventualmente lo controlarán. Las notificaciones parcialmente desactivadas o dejadas activadas para proyectos específicos pueden ayudar a limitar las distracciones en el trabajo y permitirle desactivarlas después de que se haya ido por el día. Las compañías que han creado el software que utilizamos para su trabajo también quieren asegurarse de que los usuarios puedan "cerrar". En Asana, estamos mejorando las notificaciones móviles y web, brindando a los clientes un mayor control sobre cómo y cuándo reciben alertas. Las empresas también deben tratar de definir cómo y cuándo utilizar las herramientas, especificando si integrarán o reemplazarán los procesos existentes y cuál debería ser el resultado deseado para cada individuo. Sin tener en cuenta estas consideraciones, se producirá el caos, dejando a los equipos luchando con procesos variados y flujos de trabajo desarticulados.

¿Cómo pueden las organizaciones gestionar eficazmente los procesos individuales y de equipo para reducir la duplicación de trabajo?

La duplicación del trabajo es generalmente el resultado de una falta de visibilidad, ya sea a nivel de equipos individuales o de diferentes departamentos. Más del 10% del día de un empleado (4 horas y 38 minutos por semana) se dedica a tareas ya realizadas. Esto representa más de 200 horas de esfuerzo duplicado y una pérdida de eficiencia cada año. Este es un resultado sorprendente cuando tanta información importante y documentos están atados en correos electrónicos o enterrados en hilos. Para evitar esto, las organizaciones deben tratar de implementar herramientas que brinden una mayor transparencia, como los servicios de intercambio de archivos, que hacen que los archivos y la información sean más accesibles para los gerentes y empleados de la organización. . Cada vez más, la transparencia también puede fomentar una mayor responsabilidad de los empleados por el trabajo que realizan, lo que puede facilitar que los equipos trabajen juntos.

¿Por qué es esencial la automatización para mejorar el compromiso de los empleados y lograr mejores resultados comerciales?

Vivimos en un entorno de trabajo cada vez más dinámico y globalizado y, para mantener el ritmo y seguir siendo competitivos, será cada vez más esencial que las empresas y sus empleados implementen procesos y tecnologías que los ayuden. trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Para mantener el ritmo, las empresas deben tratar de aumentar su adopción de herramientas automatizadas para eliminar o minimizar la cantidad de tareas repetitivas o de bajo valor de la jornada laboral y dar a los empleados tiempo para centrarse en el trabajo para el que fueron contratados. . Esto no solo ayudará a aumentar la eficiencia, sino que también ayudará a los empleados a invertir más en cómo el trabajo que realizan contribuye al avance de los objetivos del negocio.