- Сравнение
- Видео
- Самые большие проблемы в управлении рабочей нагрузкой.
Наш способ работы развивается, предлагая сотрудникам большую гибкость и больше средств общения, чем когда-либо прежде. Но с появлением большего количества каналов для координации и сотрудничества информация становится все более фрагментированной по различным приложениям и бизнес-платформам. Результат: обязанности неясны, работа разделена на части, а сотрудникам сложно справляться с бесконечными уведомлениями.
Об авторе Робби О'Коннор, менеджер Asana в регионе EMEA. К этому добавляется проблема, которую создают устаревшие системы, такие как электронная почта, которые оставляют важную информацию и документы в цепочках обсуждений или недоступными для всей команды. Отсутствие прозрачности означает, что сотрудники вынуждены тратить часы в неделю на поиск информации и тратить драгоценное время, пытаясь обновить себя.
Сотрудники всех размеров бизнеса и во всех отраслях тратят часы на ненужные встречи, отвечая на электронные письма, отвечая на сообщения электронной почты, ища документы и файлы и совершая дублирующие усилия. Наш Индекс анатомии труда показал, что глобальные работники умственного труда думают, что проводят треть своего времени на работе, но на самом деле они тратят почти вдвое больше на малоценные, повторяющиеся задачи, включая поиск информации, встречи и общение на работе. То же исследование показало, что производительность сотрудников (39%) и удержание сотрудников (33%) больше всего страдают от организаций, которые неэффективно управляют рабочей нагрузкой. Хотя не вся работа может иметь высокую ценность, существуют способы сократить количество непродуктивных или повторяющихся задач, которые вы выполняете ежедневно, включая минимизацию ненужных встреч или автоматизацию повторяющихся задач. Разъяснение того, как расставить приоритеты в работе на основе того, что принесет наибольшую ценность для бизнеса, — еще один отличный способ повысить производительность и эффективность. В Asana мы используем структуру под названием «Пирамида ясности», чтобы согласовать каждого с общими целями и задачами повседневной работы, которые они выполняют, и с конкретными результатами, которые должна дать индивидуальная работа. Эти цели высокого уровня должны входить в состав подмножества краткосрочных целей, создавая прочную основу, позволяющую менеджерам обеспечить четкое представление о том, что и когда должно произойти.
Как технологии влияют на то, как мы работаем? Каковы плюсы и минусы?
В последние годы мы стали свидетелями бурного роста приложений и программного обеспечения, призванных помочь сотрудникам улучшить общение и совместную работу. Это представляет собой вызов и возможность для организаций и их сотрудников. Хотя внедрение новых приложений и инструментов часто может быть идеальным решением для повышения производительности сотрудников, их эффективность зависит от команд, которые их используют. С точки зрения сотрудников важно взять под контроль свои уведомления, иначе они в конечном итоге будут контролировать вас. Уведомления, частично отключенные или оставленные включенными для определенных проектов, могут помочь ограничить отвлекающие факторы на работе и позволить вам отключить их после того, как вы ушли на работу. Компании, создавшие программное обеспечение, которое мы используем в своей работе, также хотят убедиться, что пользователи могут «выключиться». В Asana мы совершенствуем мобильные и веб-уведомления, предоставляя клиентам больше контроля над тем, как и когда они получают оповещения. Компании также должны попытаться определить, как и когда использовать инструменты, указав, будут ли они интегрироваться или заменять существующие процессы и каким должен быть желаемый результат для каждого отдельного человека. Если не принять во внимание эти соображения, возникнет хаос, в результате чего команды будут бороться с разрозненными процессами и разрозненными рабочими процессами.
Как организации могут эффективно управлять индивидуальными и командными процессами, чтобы уменьшить дублирование работы?
Дублирование работы обычно является результатом отсутствия прозрачности, будь то на уровне отдельных команд или различных отделов. Более 10% дня сотрудника (4 часа 38 минут в неделю) тратится на уже выполненные задачи. Это означает более 200 часов дублирования усилий и потери эффективности каждый год. Это удивительный результат, когда так много важной информации и документов спрятано в электронных письмах или скрыто в цепочках сообщений. Чтобы избежать этого, организациям следует попытаться внедрить инструменты, обеспечивающие большую прозрачность, такие как службы обмена файлами, которые делают файлы и информацию более доступными для менеджеров и сотрудников организации. . Прозрачность также может способствовать большей ответственности сотрудников за выполняемую ими работу, что может облегчить совместную работу команд.
Почему автоматизация необходима для повышения вовлеченности сотрудников и достижения лучших бизнес-результатов?
Мы живем во все более динамичной и глобализированной рабочей среде, и чтобы идти в ногу со временем и оставаться конкурентоспособными, компаниям и их сотрудникам будет все более важно внедрять процессы и технологии, которые им помогают. Работай умом, а не силой. Чтобы идти в ногу со временем, компаниям следует стремиться к более широкому использованию автоматизированных инструментов, чтобы исключить или минимизировать количество повторяющихся или малоценных задач в течение рабочего дня и дать сотрудникам время сосредоточиться на работе, для выполнения которой они были наняты. . Это не только поможет повысить эффективность, но также поможет сотрудникам больше интересоваться тем, как выполняемая ими работа способствует достижению бизнес-целей.