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Dermot Murray es Gerente General de EMEA, Workiva
Los avances tecnológicos han desempeñado un papel importante en la mejora de la comunicación de información en todo el sector financiero en su conjunto. Si bien los informes tradicionales utilizan procesos manuales en papel que requieren una gran cantidad de tiempo, recursos y dinero, la tecnología permite a las organizaciones optimizar los procesos de manera eficiente frente a la creciente cantidad de datos.
Si bien el uso de la digitalización ha aumentado, muchas de las empresas actuales todavía están limitadas por los procesos y sistemas existentes. Esto a menudo se debe al ancho de banda de los equipos de TI y su capacidad para adoptar y administrar software, pero también puede reducirse a la simple razón de la familiaridad. Muchos equipos prefieren usar procesos y sistemas antiguos debido a la comodidad de trabajar con una tecnología que ya conocen.
Complejidades asociadas con la fragmentación.
Con algunas organizaciones que utilizan sistemas heredados y otras integrando la digitalización, la información financiera se ha convertido en un proceso cada vez más inconsistente y fragmentado. Esta desconexión creó margen para el error, lo que resultó en un efecto de cadena con multas y costos para la reputación de la organización. Con tanto margen de error y graves consecuencias, se ha convertido en una gran preocupación para muchas organizaciones. Según una encuesta reciente de Ipsos realizada para Shred-It, el 53% de los ejecutivos de C-suite y el 28% de los propietarios de pequeñas empresas citan el error humano o la pérdida accidental de un tercero como una de las principales causas de violaciones de los derechos humanos. datos.
Corregir un solo error en varias hojas de trabajo, presentaciones e informes es un proceso complejo. Para hacer esto y garantizar la precisión, las organizaciones deben gastar recursos significativos, tanto en términos de costos como de apoyo a los empleados. Estas inconsistencias y riesgos asociados con los procesos manuales generan la necesidad de transformación financiera en organizaciones de todo el mundo.
Usando la automatización para agilizar el proceso de informes
Los automóviles, los hogares y los dispositivos conectados se consideran la norma hoy en día. A pesar de esto, muchas organizaciones aún se niegan a reconocer las oportunidades potenciales que podrían surgir de la misma observación del proceso de presentación de informes. Al utilizar la automatización para vincular todos los valores en múltiples informes , las empresas pueden minimizar el riesgo por error humano, ahorrar dinero y mejorar la coherencia dentro de la organización. # 39; empresa.
Una solución de extremo a extremo también puede ayudar a racionalizar el proceso de consolidación, producción, revisión y aprobación de documentos, afectando cada fase del marco de información financiera: recopilación, agregación y uso compartido. En términos más generales, la automatización puede mejorar:
Consistencia de los datos: según un estudio de EY, casi el 75% de las empresas utilizan más de seis sistemas de informes diferentes, como los sistemas ERP, CRM y HCM. Sin embargo, los datos contenidos en estos sistemas pierden su contexto y presentan inconsistencias cuando se exportan y desconectan de la fuente. Con los informes conectados, las personas, los procesos y los datos se unifican para proporcionar informes precisos requeridos por los reguladores, ejecutivos y accionistas.
Colaboración: debido a que los procesos existentes y las tecnologías de software desconectadas son ineficientes, las organizaciones a menudo confían en procesos manuales que requieren mucho tiempo, grandes equipos, consultores externos y una variedad de soluciones puntuales para realizar tareas importantes. Con tantos puntos activos en el proceso, a menudo es difícil seguir la versión más precisa y actualizada de cada documento. Esto es especialmente cierto para las organizaciones que trabajan en múltiples equipos en diferentes ubicaciones y zonas horarias. La automatización ayuda a garantizar la precisión de las versiones de los documentos, independientemente de la hora, el lugar o el idioma, y puede mejorar la colaboración para obtener informes rápidos y confiables para la administración, los inversores y los reguladores y la junta directiva.
Informes precisos: el crecimiento constante y la complejidad de muchas empresas, con un número creciente de empleados y puntos de datos repartidos por todo el mundo, representan un desafío común para la industria. Esta riqueza de datos se distribuye en cientos de fuentes diferentes y se almacena en formatos incompatibles. Al crear una única fuente de verdad, las empresas pueden estar seguras de que todos los documentos, presentaciones, paneles e informes están actualizados y son consistentes, lo que reduce los riesgos asociados con la información errónea.
Dependencia informática: la integración de una nueva herramienta de informes financieros, gestión de datos o gestión de riesgos en la empresa implicaba la participación de la empresa. Equipo de TI en cada etapa del proceso, desde la instalación hasta las actualizaciones de software. El proceso también fue muy complicado y los equipos de TI probablemente tendrían que planificar varios tiempos de inactividad para descargar e instalar cada actualización. Las tecnologías en la nube han eliminado la necesidad de que los equipos de TI proporcionen parches y actualizaciones de software. Las plataformas en la nube se actualizan automáticamente en segundo plano, lo que permite a los equipos trabajar eficazmente sin interrupciones y permite a los equipos de TI ahorrar tiempo valioso centrándose en las prioridades.
El volumen de datos disponibles y las regulaciones que lo acompañan continuarán aumentando en los próximos años. Las organizaciones que buscan el éxito deberán priorizar la transparencia, la eficiencia y la verificabilidad al procesar sus presentaciones, auditorías e informes. Deben abordar estos problemas con tecnologías probadas en el tiempo basadas en la nube que permitan a los solicitantes modernizar sus procesos, controlar su colaboración y asegurar el acceso en un entorno integrado. Esto será especialmente importante a medida que los equipos continúen colaborando fuera de la oficina y los errores humanos sigan siendo una gran preocupación.