La facturación electrónica es la mejor manera de hacer negocios. Más económico, más rápido, menos erróneo, se integra directamente en su proceso contable y es más respetuoso con el medio ambiente que la facturación digital y en papel. Los dispositivos electrónicos conectados a internet son abundantes. Dicho esto, es más que probable que ciertas operaciones y procesos que normalmente se realizan manualmente estén computarizados. La informatización de los procesos manuales generalmente le permite optimizar su negocio y le permite operar con la máxima eficiencia, y el envío de facturas no es una excepción.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es electrónica a lo largo de su ciclo de vida. significa que la creación, el envío, el pago y la contabilidad financiera se realizan a través de un sistema informático de principio a fin. Sin embargo, esto no debe confundirse con una factura digital, que es simplemente una factura en papel escaneado, probablemente en formato .PDF. Las facturas electrónicas difieren de las facturas digitales porque requieren que los trabajadores humanos registren información en las facturas: es un proceso manual, no un proceso completamente electrónico / computarizado. Aunque el término genérico es "factura", una factura electrónica, o factura electrónica, se refiere a órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, términos e instrucciones de pago y comprobantes de pago totalmente electrónicos, además de facturas Normalmente, una factura electrónica se envía como un archivo .XML o .CSV. Sin embargo, las facturas electrónicas pueden venir en muchos formatos de archivo o formularios web. Por ejemplo, CurrencyPay ofrece un portal de facturación electrónica donde los usuarios envían sus facturas por correo electrónico con enlaces de pago incorporados. Estos enlaces le permiten pagar facturas en un solo clic.Beneficios de la facturación electrónica.
Cuando compara la facturación electrónica con la facturación tradicional en papel o digital, que en realidad es una facturación en papel, puede ver que la facturación electrónica supera los métodos de facturación tradicionales en varias áreas de rendimiento: costo El uso de una factura electrónica le permite ahorrar mucho dinero en comparación con las facturas en papel y digitales. Al utilizar una factura digital, ya no tendrá que pagar por el papel en el que se imprimen sus facturas, ni por el franqueo requerido para enviar sus facturas a sus clientes. Cuando se trata de una factura digital, una factura electrónica le ahorra dinero porque le llevará menos tiempo ingresar sus datos en los libros contables. Una factura digital siempre requiere la entrada de datos por parte de un miembro del personal, una hazaña tediosa por la cual se debe pagar a un empleado (¡tiempo, es dinero!). Por ejemplo, en 2013, el Tesoro de EE. UU. Estimó que si se implementara la facturación electrónica en todas las oficinas del gobierno federal, podría reducir los costos en un 50% y ahorrar € 450 millones al año, y es probable que estas estadísticas han aumentado desde el informe. ha sido publicado (2013). efectividad Los usuarios de la factura electrónica generalmente encuentran que la facturación electrónica hace que su negocio, y sus clientes, sean más eficientes y fáciles. Las facturas electrónicas se pueden automatizar para enviar facturas recurrentes, su cliente puede pagarlas con un clic del mouse y, como regla, las facturas electrónicas se transfieren directamente a sus libros contables, eliminando los datos que consumen mucho tiempo. a veces caro Proceso de entrada. Cuando el gerente general de Vantage Finance, Kevin Halverson, comenzó a utilizar la facturación electrónica dentro de su compañía, descubrió que su proceso de facturación se había vuelto más eficiente. "El objetivo siempre ha sido facilitar la financiación y el movimiento de dinero para las empresas y los consumidores", dijo Halverson. "Y las funciones de facturación electrónica de Currency han permitido a Vantage darse cuenta de esto:" En lugar de llamar a cada uno de mis clientes y recopilar información de la tarjeta, ahora puedo enviar una factura que puede ser pagada y procesada por mi cliente directamente por correo electrónico. " Según Halverson, la facturación electrónica ha optimizado sus procesos de facturación al eliminar los pasos y aprovechar los métodos de comunicación diarios (correo electrónico) para que el proceso de facturación sea más fácil de usar.
(Imagen: © Crédito de la imagen: Pixabay)
Velocidad
Las facturas electrónicas se pueden enviar, recibir, pagar y liquidar muchas veces más rápido que los métodos de facturación en papel y digital; La velocidad a la que se producen estos procesos puede reducir significativamente el tiempo que tarda la información de su factura en integrarse en su sistema contable. A menudo, la información del formato de la factura electrónica simplemente se descarga, o se sincroniza automáticamente, en sus sistemas contables. esto elimina el tiempo (y el precio) que un empleado necesita para ingresar manualmente los datos.
precisión
Las facturas electrónicas tienen más probabilidades de ser precisas que las facturas en papel y digitales. Cuando se utiliza una factura electrónica, el proceso de facturación tiene menos pasos y, por lo tanto, menos fricción. Cuando un empleado es responsable de ingresar y transmitir datos, como en los métodos de facturación digital y en papel, se puede producir un error en varias etapas, por ejemplo, al crear la factura, pagar el Cliente y entrada de datos. Pero cuando utiliza una factura electrónica, solo hay un punto donde se puede cometer un error: durante la creación inicial de la factura. En general, el uso de una factura electrónica reduce el riesgo de error en su proceso de facturación y en sus libros contables.
ecológico
El uso de facturas electrónicas es mejor para el medio ambiente que el uso de facturas en papel. Se sabe que la fabricación de productos de papel contribuye significativamente a la deforestación. Como resultado, el uso de un método de facturación sin papel demostrará que su empresa ha asumido su responsabilidad social para la preservación del medio ambiente.