La automatización de la impresión implica mejorar la productividad y la eficiencia. Para cualquier empresa, lo más probable es que exista una vasta red de impresoras, copiadoras, escáneres y otros periféricos que faciliten la recuperación, el almacenamiento y la salida de documentos. Lo que a veces falta es una estrategia y una forma de analizar si los empleados realmente aprovechan al máximo estos dispositivos.
La automatización es útil porque significa que puede ser más intencional. Digamos que una impresora está ubicada en el departamento de contabilidad. La mayoría de nosotros considera esto como una impresora única utilizada por un equipo pequeño, lo cual es esencialmente cierto. Sin embargo, también forma parte de una red de impresoras, conectadas a una red cableada o inalámbrica, y está disponible como parte de un conjunto de otros productos. Los empleados producen y editan documentos, los guardan, archivan e imprimen.
Cuando se trata de la automatización de impresoras, las compañías pueden analizar, ajustar y mejorar su funcionalidad, almacenamiento y recuperación, seguridad y más. En resumen, se trata de optimizar el funcionamiento de toda la infraestructura de la impresora y la forma en que los empleados usan estos recursos.
La automatización de la impresión se puede dividir en cuatro categorías principales, cada una de las cuales puede ayudarlo a comprender su funcionamiento y aprovechar al máximo la automatización. Las siguientes categorías proporcionan una visión general de cómo funciona la automatización de impresión y cómo funciona.
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1. Analizar flujos de trabajo
Antes de considerar todos los aspectos técnicos, incluidos los dispositivos que usa y la frecuencia de impresión, es importante analizar los flujos de trabajo. La automatización de la impresión se refiere principalmente al flujo de trabajo de la empresa y su mejora. De lo contrario, cualquier automatización solo se centraría en mejorar la tecnología y los dispositivos utilizados por los empleados sin centrarse en su productividad. La consideración más importante para cualquier automatización de impresión es: ¿La empresa aprovecha al máximo las impresoras y copiadoras?
Esto puede implicar analizar la frecuencia con la que los empleados imprimen, lo que imprimen y los dispositivos que usan con más frecuencia (entre muchas otras variables). La automatización se basa en este paso de análisis, ya que significa que usted determina dónde se encuentran los cuellos de botella y los obstáculos.
Un ejemplo aquí es cuando una impresora está infrautilizada. La automatización de las impresoras no se trata solo de acelerar los tiempos de impresión u optimizar una red para la seguridad, sino que también implica mejorar la eficiencia de cada dispositivo. A través de este análisis, puede automatizar tareas como redirigir trabajos de impresión, simplificar la impresión para los empleados (mediante el uso de su identificación, por ejemplo) e incluso eliminar una impresora servicio para poner más carga en una impresora de uso frecuente.
2. Investigue los problemas de seguridad.
Parte del proceso de automatización de la impresión incluye investigar problemas de seguridad. Puede automatizar y mejorar el flujo de trabajo durante todo el día en una empresa, pero si la seguridad no es resistente al agua, pueden surgir problemas, lo que resulta en excesos de costos y pérdida de productividad. Cualquier estrategia de automatización de impresión debe incluir la seguridad en el centro del esfuerzo, ya que es fundamental garantizar que los piratas informáticos y los delincuentes no puedan comprometer la red de su impresora.
Por ejemplo, en algunas organizaciones, la infraestructura de seguridad puede causar ralentizaciones o fallas a la hora de acceder a dispositivos específicos. Una vez más, la automatización no es solo un paso para acelerar el acceso y la salida de la impresora. Esto puede implicar ajustar la configuración de seguridad para una impresión más eficiente o agregar un lector de huellas digitales u otra tecnología biométrica que acelere la velocidad con la que un empleado puede recuperar documentos impresos.
3. Generar un informe detallado.
La verdad está en los detalles. Esto es especialmente cierto cuando se trata de automatizar la impresión porque las empresas pueden descubrir fuentes de ineficiencia. La automatización de la impresión casi siempre involucra informes y vistas del tablero para ayudar a los gerentes y líderes de opinión de una empresa a tomar decisiones sobre cómo automatizar. El informe puede proporcionar detalles sobre cómo cambiar la ubicación de las impresoras, cambiar la configuración de seguridad y mejorar los flujos de trabajo.
El recordatorio importante aquí es utilizar estos datos con cuidado e intencionalmente. La automatización de la impresora es útil, pero no necesita hacerse de manera rápida o impulsiva. Una lectura cuidadosa de los informes y paneles de automatización de impresoras, especialmente en una gran empresa con muchos dispositivos utilizados por diferentes departamentos y visitantes externos, lo ayudará en la fase de implementación.
4. Cambiar el flujo de trabajo de impresión
Un último paso es realizar los cambios sugeridos después de analizar los flujos de trabajo y los informes. Aquí es donde la automatización de impresoras pasa de un ejercicio de análisis de datos a la fase de implementación y hay beneficios reales y tangibles para el negocio.
¿Un ejemplo de cómo esto puede ayudar? Imagine que descubre que necesita más salida de impresora en un departamento específico, como marketing o desarrollo. La automatización de la impresión examina la situación en su conjunto y puede determinar dónde necesita agregar otra impresora o copiadora. La automatización de las impresoras implica estos cambios en el flujo de trabajo y también puede implicar cambios físicos en la forma en que se utilizan los dispositivos y su ubicación.
Aquí es donde un análisis cuidadoso y una estrategia de implementación pueden ayudarlo. Desea asegurarse de que cualquier cambio mejore la productividad y realmente automatice el proceso para los empleados. Cambiar para cambiar no funcionará y es importante evitar la experimentación. Es fundamental que sepa cómo los cambios de automatización afectarán la productividad y los flujos de trabajo de los empleados.
En este punto, una vez que haya analizado los requisitos, revisado los problemas de seguridad y realizado las actualizaciones necesarias, es esencial continuar con la automatización. Con demasiada frecuencia, las empresas automatizarán sus impresoras, copiadoras y redes para admitir nuevas características como la autenticación biométrica, y luego se asegurarán de que esta automatización dure años y años. La automatización debe ser permanente, por lo que es mejor continuar el análisis y las actualizaciones para estar al tanto de los últimos avances tecnológicos. La automatización ciertamente tendrá un impacto, pero puede tener un impacto aún mayor si continúa buscando cambios que ayuden a los empleados a aprovechar al máximo la red y los dispositivos que posee actualmente.