Возможно, вы слышали эту аксиому раньше, но в наши дни она более верна, чем когда-либо. Контент - это король, особенно когда речь идет о маркетинге продукта, продвижении бренда или информировании о компании и ее успехах на рынке. Без содержания нет общения. Это одна из причин, по которой управление корпоративным контентом (или ECM) так важно.
Основная концепция ECM заключается в том, что управление контентом действительно помогает бизнесу в достижении его целей. Поскольку целью является более эффективное общение и тот факт, что создание и хранение контента часто носит спорадический и случайный характер, ECM помогает поддерживать вашу организованность. Это попытка фиксировать, хранить, архивировать, защищать и производить контент, чтобы помочь компании расти на рынке и повысить ее внутреннюю эффективность.
Не переоценивая важность управления контентом, это один из ключевых способов привлечь больше клиентов, улучшить взаимодействие сотрудников и увеличить продажи. Это связано с тем, что контент очень важен, будь то стратегия в социальных сетях для помощи маркетологам в этой области или внутренняя коммуникация.
Контроллер ЭСУД лучше всего описывается в отношении этапов процесса. Также лучше понимать ECM как нечто большее, чем просто способ управления документами. Цель ECM - повысить эффективность всего контента, который потребуется сотрудникам для доступа и печати. В следующих объяснениях шагов не забывайте, что содержанием могут быть, среди прочего, брошюры, бизнес-документация, технологическая документация, руководства, брошюры, меморандумы и профессиональные документы.
- Прочтите наш обзор Xerox VersaLink C405 здесь.
- Прочтите наш обзор Xerox VersaLink C500DN здесь
- Прочтите наш обзор Xerox VersaLink C7000DN здесь
- Прочтите наш обзор Xerox WorkCentre 6515 здесь.
1. захват
Чтобы управлять контентом компании и получить максимальную отдачу от системы управления корпоративным контентом, его необходимо сканировать и фиксировать. Частично это связано со сканированием и восстановлением - поиском необходимых документов как части ECM. И это отчасти для анализа потребностей компании и собранных документов.
Эффективное управление контентом будет сосредоточено на захвате и оцифровке контента, а также на том, как он хранится с самого начала. Следовательно, это часто процесс маркировки документов, определения того, кто должен к ним обращаться, и как защитить их во время первоначального приема.
2. магазин
Также может не существовать труднодоступный контент. Сотрудники, которым приходится часами искать бизнес-предложение или бизнес-брошюру, в то время как единственная цель - напечатать кое-что для встречи, будут невероятно неэффективными.
Вот почему хранение так же важно, как и другие компоненты ECM, включая захват и печать контента. С ECM сотрудники будут знать, где найти практически все, что им нужно напечатать. Хорошо продуманная стратегия ECM всегда предполагает предоставление доступа к контенту на различных устройствах, включая компьютеры, мобильные устройства, планшеты и другие устройства.
3. файл
Хранение контента должно хорошо управляться, а рабочий процесс должен помогать сотрудникам легко получать доступ к этим документам. Однако ECM обычно включает в себя архивирование контента для долгосрочного хранения в безопасной среде. (Этот «безопасный» компонент важен в случае утечки данных и требует восстановления старой документации.)
Архивирование упрощает управление контентом, поскольку это означает, что все элементы контента не всегда «живы» и отображаются в поиске, но всегда доступны при необходимости. Архивирование также является частью стратегии управления контентом, потому что ключевой контент и документы могут быть распакованы и повторно использованы по запросу.
4. магазин
Любое обсуждение управления контентом в бизнесе должно также включать обеспечение безопасности этого контента. Один из способов, которым хакеры иногда крадут данные и разрушают бизнес, - это компрометация контента, созданного сотрудниками.
Безопасность является частью ECM как средство обеспечения того, чтобы никто не мог получить свободный доступ к контенту. Следовательно, это может включать аутентификацию, коды доступа к принтеру или самому копировальному устройству, а также ограничения на использование человеком или службой. Безопасность также является неотъемлемой частью управления корпоративным контентом (ECM), потому что ваша компания хочет, чтобы сотрудники имели доступ к контенту из любого места и с любого устройства, но безопасно и надежно.
5. производство
Управление корпоративным контентом разработано с нуля, чтобы помочь сотрудникам создавать контент, обычно в печатном виде на принтере или копировальном устройстве (но также в PDF или другом цифровом формате).
Эта часть ECM предназначена для управления пользователями, предназначенными для печати, местоположениями печати, доступными устройствами, и даже для их пополнения бумагой и чернилами. Производство - это ключевой элемент ECM с точки зрения простоты доступа, устранения сложности и обеспечения максимальной непрерывности бизнес-процесса от начала до конца.
6. аналитика
Управление контентом также основано на эффективном анализе управления контентом. Это может включать в себя определение того, как часто принтеры и копировальные аппараты используются в вашем бизнесе, но зачастую это гораздо более сложный процесс.
Аналитика может помочь вам определить, какой контент печатается чаще всего, как он печатается и кто производит впечатление. Вы и принимаете более обоснованные решения о поставках, например, если большинство сотрудников печатают черно-белыми изображениями определенного размера. Кроме того, анализ помогает определить, насколько эффективны ваши услуги печати, в последней области ECM: затратах.
7. расходы
Управление корпоративным контентом - это также упражнение по контролю затрат, и можно сказать, что это в первую очередь упражнение по контролю затрат. Фактически, хорошо продуманное управление контентом также помогает контролировать расходы. Сотрудники тратят меньше времени на поиск документа, они печатают только то, что им нужно, и компаниям не нужно беспокоиться о проблемах безопасности (или дорогостоящем расследовании, связанном с утечкой данных).
Это означает, что весь рабочий процесс, от получения контента до хранения и печати, является плавным и эффективным. В конце концов, затраты могут быть не единственной серьезной проблемой, но они также должны объяснять, почему вам следует использовать ERM.