Мы часто думаем об управлении проектами как о современной концепции; «модное слово», которое резюмирует нашу одержимость 4.500-го века эффективностью и организацией. Но если свести все к основам, суть эффективного управления проектами существовала всегда. Нам нужны только некоторые из самых старых и величайших технических достижений в мире. Возьмем, к примеру, Великую пирамиду в Гизе. Старейшая и самая большая из трех пирамид в комплексе пирамид Гизы, который граничит с современной Гизой в Большом Каире, она была построена более XNUMX лет назад и до сих пор остается практически нетронутой. Об авторе Эта статья написана Адамом Хейсом из Project.co Популярное до сих пор вызывает восхищение тем, как такое массивное сооружение могло быть завершено, не просто построено, а построено, чтобы выдержать течение тысяч лет. И были выдвинуты все мыслимые объяснения, в том числе диковинные теории пришельцев и гигантских теорий заговора. В действительности, конечно, пирамиды были построены людьми: гигантское предприятие, в котором рабочие (обычно рассматриваемые как египетские фермеры, неспособные заботиться о своей земле из-за ненастной погоды) должны были общаться прозрачно. Устанавливайте сроки и управляйте своей рабочей нагрузкой с помощью четкой организации. Начальство должно было определить узкие места и ресурсы, чтобы обеспечить быстрое продолжение работы без задержек. Материалы должны быть готовы в нужное время, чтобы нужные люди могли разместить их в нужном месте. И у каждого человека должна быть своя роль в этом процессе. Они, конечно, не говорили бы об управлении проектами. Но тогда, как и сейчас, успех всей компании определяли одни и те же принципы. И если разобрать все это по частям, успех (или неудача) каждого проекта определяется одними и теми же принципами до, после и в будущем.
![gestión de proyecto]()
(Изображение предоставлено: Изображение предоставлено Pixabay / Pexels)
Что такое управление проектами?
Так что же такое управление проектами? Ответ на этот вопрос стал удивительно сложным, поскольку с годами к нему добавилась ненужная сложность. На самом деле управление проектами стало невероятно широким термином со множеством определений, бесплодных и бессмысленных с точки зрения менеджмента. Кажется, что у него есть свой язык, много слов, но мало смысла. Возвращаясь к основам, словарь определяет «проект» как «тщательно спланированное индивидуальное или совместное предприятие для достижения определенной цели», а «управление» определяется как «процесс управления или контроля над вещами или людьми». , мы могли бы, возможно, определить управление проектами как процесс управления или контроля вещами или людьми, вовлеченный в тщательно спланированные индивидуальные или совместные усилия для достижения определенной цели. что такое управление проектами: «Управление командами и отдельными лицами, чтобы помочь им достичь поставленной цели». Но, чтобы пойти дальше, я бы предположил, что «управление проектами» наряду со всем вышеперечисленным является Разница между успехом и неудачей. Создаете ли вы видео, создаете веб-сайт, проводите маркетинговую кампанию или действительно строите пирамиду высотой 139 метров для размещения останков мертвого фараона. - Управление проектами — это набор очень маленьких, простых, но невероятно мощных идей, которые упорядочивают вещи, идут по правильному пути и максимизируют шансы на успех. Вот эти простые идеи:
- Передача важной информации
- Организация рабочих нагрузок, возможностей и ресурсов людей и команд
- Управление временем и задачами
- Постоянная оценка прогресса в сочетании с...
- Ловкость и умение менять направление движения по дороге.
Другими словами, управление проектом заключается в том, чтобы ответить на простые вопросы, а затем убедиться, что все три заданы. Что? Когда? И как?
Как будет развиваться управление проектами в 2021 году?
Итак, как мы установили, управление проектами не является особенно новым термином, и на самом деле это был популярный выбор карьеры и самостоятельная отрасль на протяжении многих лет. Беглый взгляд на Google Trends показывает, что интерес к этой теме неизменно высок в течение последнего десятилетия.
![Proyecto.co]()
(Изображение предоставлено: Project.co) Как правило, управление проектами связано с реализацией «крупных» проектов, особенно строительства и программного обеспечения, где отдельные лица и группы специально нанимаются для «управления проектом». И это неудивительно, когда много людей, большие суммы денег и колоссальные ограничения по времени. Но сегодня все чаще подобные методологии и методы применяются для управления гораздо меньшими проектами. Опять же, мы считаем, что необходимо уделять больше внимания управлению проектами во всех отраслях, продуктах и услугах. Но с чего бы это сейчас, в 2020-е годы? Могли бы вы подумать, что сейчас, как никогда раньше, проекты будут работать сами по себе, со всеми технологиями и преимуществами, которые мы накопили за последние несколько лет? Как это ни парадоксально, во многих отношениях именно появление технологий создало минное поле для бизнеса. Благодаря большему количеству программных инструментов, доступных людям для общения и управления своей работой, появляется больше возможностей. Чем больше вариантов, тем меньше согласованности. А при меньшей последовательности возникает непоследовательность и неорганизованность. Статистика это подтверждает. Исследования показывают, что почти единодушно 96 % людей считают, что компании, с которыми они сотрудничают, могли бы лучше справляться с коммуникациями и управлением проектами, в то время как только 17 % людей считают, что их бизнес очень хорошо организован, а 8 % говорят, что они «плохо организованы». ". '
![Proyecto.co]()
(Изображение предоставлено: Project.co) При изучении конкретного личного опыта почти три четверти людей изо всех сил пытались найти файлы проекта, которыми поделились с другими в частном порядке, в то время как 63% людей пропустили важное сообщение или информацию, которая попала в папку «Входящие» коллеги. пока этот коллега отсутствовал. В условиях чрезвычайно высоких ожиданий клиентов, когда клиенты ожидают беспрепятственного и связанного взаимодействия, предприятия испытывают огромное давление и часто не в состоянии выполнить поставленные задачи. Добавьте здоровую дозу удаленной работы, которая уже является растущей тенденцией, но усугубилась глобальной пандемией 2020 года, и компании действительно изо всех сил пытаются достичь повторяемого масштабируемого успеха для отдельных лиц, команд и отдельных лиц. Проекты. Таким образом, управление проектами, переопределенная и упрощенная версия, отчаянно нуждается в том, чтобы стать противоядием от этого современного хаоса: «разумеется, решение» от индивидуальных методов работы к чему-то более универсальному и эффективному в организациях. Речь идет о том, чтобы брать проекты с самого начала, сосредоточив внимание на целях и требованиях проекта. Речь идет о том, чтобы разбить эти требования на отдельные шаги, которые нужно предпринять и когда: назначить эти задачи людям, убедиться, что они выполнены вовремя, и реагировать как можно скорее, если что-то пойдет не так. И речь идет об управлении этим процессом до конца с постоянным контролем качества.
5 шагов к эффективному управлению проектами
Итак, с учетом всего сказанного, управление проектами в 2021 году можно свести к 5 основным шагам: передовым практикам, к которым нужно стремиться, которые при правильном следовании обеспечивают успешное выполнение практически любого проекта, большого или малого. .
1). Постановка цели Лучшие проекты четко определены с самого начала, как установка пункта назначения в системе GPS. Речь идет о том, чтобы определить, откуда вы начинаете, куда вы должны идти и когда. Чем больше вы сможете прояснить это видение на раннем этапе с помощью спецификаций, документации, визуализации и т. д., тем лучше.
2). Оптимизация процессов Мы много говорим о воспроизводимости в бизнесе, и в основном это начинается с разбиения всего проекта на «шаги», которые потребуются.
Например, если вы создаете маркетинговое видео, вам нужно написать сценарий; создать графику; анимировать или снимать видео; добавить музыку и озвучку. Каждый из них будет систематизированным процессом со своими повторяемыми элементами, повторяемыми снова и снова.
Создание четкого плана того, как будут работать ваши проекты, является важным шагом, который значительно повышает ценность вашего бизнеса. Очевидно, что нет двух абсолютно одинаковых проектов, но если вы четко определили «этапы» в своем процессе, вы можете наметить их и просто изменить временные рамки.
Систематизация таким образом дает менеджерам и руководителям четкое представление о том, куда идут дела, и помогает им прогнозировать рабочую нагрузку, выявлять проблемы с ресурсами и узкие места, чтобы они могли адаптироваться по ходу дела.
3). общение Это может быть номер 3 в списке, но это может быть самым важным. Обмен важной информацией, как с клиентами, так и с вашей внутренней командой, не подлежит обсуждению для эффективного управления проектами.
Существуют реальные проблемы (некоторые из которых я упомянул выше) с разрозненной информацией, которая не передается централизованно. Многие люди предпочитают использовать электронную почту в качестве предпочтительного средства связи, что имеет свои преимущества, но большая часть информации упускается из виду и становится недоступной для людей, работающих над проектом.
Если возможно, общение должно быть открытым: сообщения должны быть доступны для просмотра на протяжении всего проекта всем, кому необходимо их увидеть.
Поэтому очень важно использовать единый набор инструментов, гарантирующий, что все коммуникации находятся в одном месте и их легко найти.
4). Прозрачность Другим важным фактором является видимость. Если все будут знать, что делают другие люди, вы улучшите свое собственное понимание своей роли и создадите прочные связи и понимание в своей команде. Это помогает создать ощущение цели и связи, что бесценно.
5). Программное обеспечение Опять же, сейчас 2021 год, а это означает, что доступно множество вариантов для общения, управления задачами, списков дел, обмена файлами, отслеживания времени и всего остального. остальное. У каждого будут свои предпочтения, но важно постараться ограничить этот выбор и убедиться, что а) существуют четко определенные инструменты для работы над проектом и б) существует сильная коллективная заинтересованность в проекте.