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- En tiempos de pandemia, crecen los eventos tecnológicos y sociales al aire libre
Desde conferencias y exposiciones de TI hasta bodas, pasando por presentaciones de videojuegos y reuniones de trabajo: las nuevas medidas de seguridad sanitaria favorecen la realización de todo tipo de eventos en sitios abiertos. Qué ventajas tienen y cómo organizarlos.
No se trata de dejar de hacer, sino de hacer de otra manera. Esa es una de las tantas lecciones que las personas hemos aprendido luego de convivir un tiempo con las restricciones que implica una emergencia sanitaria a nivel mundial.
En este contexto, los organizadores de eventos orientan su trabajo a dos variantes más seguras: virtuales o al aire libre. En este artículo, hablaremos de los segundos.
Lo cierto es que, aunque el evento en un sitio abierto sea presencial,
contamos con muchas herramientas online para organizarlo desde la oficina o nuestro hogar. Viada.net, por ejemplo, ofrece mobiliario para eventos, fiestas y acontecimientos para montar estos eventos: sillas plegables,
складные столы, escenarios desmontables, etc.
5 ventajas de un evento al aire libre
- Es la forma de reunión más segura del contexto actual
A un evento, asiste todo tipo de personas, por lo tanto, habrá quienes estén más sensibilizados con las medidas de seguridad y otros a quienes no les preocupen demasiado. Pero un evento en espacio abierto, procura el bienestar de unos y otros.
- Es un escenario propicio para las emociones y sensaciones
No importa si se trata de una exposición de videojuegos, la presentación de un automóvil o una cata de vinos: si el evento no genera emociones, no será recordado.
Los espacios al aire libre, sobre todo si se desarrollan en un ambiente natural y relajado, tienen muchas más posibilidades de generar este tipo de experiencias.
- Se genera un ambiente relajado, ideal para los fines del evento
Todo evento tiene una finalidad: vender, informar, compartir. Cualquiera sea su finalidad, encontrará a las personas mucho mejor predispuestas si el ambiente es relajado y amigable, lo cual se logra más fácilmente en un espacio abierto que entre cuatro paredes.
- Es como un lienzo en blanco para la creatividad
Los eventos al aire libre aportan mucha versatilidad para los organizadores, ya que, por las condiciones de espacio, se pueden organizar actividades de todo tipo, decorar con muchas más opciones, aprovechar el entorno, etc. Existen infinitas posibilidades para los eventos al aire libre.
- Se permite un mayor aforo
Aunque las cuestiones de los aforos dependen de cada ciudad o provincial, como norma general los eventos al aire libre permiten un mayor número de asistentes. Dependiendo el tipo de evento que se trate, se trata de una cuestión muy importante, ya que existen ciertas exposiciones cuya magnitud organizativa requiere un buen número de asistentes para llevarse a cabo.
Organizar virtualmente un evento presencial
Tal y como mencionábamos al comienzo de este artículo, hoy en día es posible
organizar un evento de forma 100% telemática, aun cuando el mismo vaya a desarrollarse de forma presencial.
Esto es posible gracias a
empresas especializadas que brindan soluciones para hacer más fácil el proceso organizativo de un evento.
Para la contratación del
общественное питание, por ejemplo, pueden elegirse los menús, las cantidades y el modo de servirlos a través de las páginas de los emprendedores gastronómicos. La
анимация también puede solucionarse desde internet, alquilando photocalls, contratando humoristas o música en vivo, solicitando pantallas gigantes, etc.
En cuanto al
alquiler del mobiliario necesario, páginas como Viada.net tienen todo en un mismo lugar: carpas y mesas plegables de todos los tamaños, sillas, vallas y hasta escenarios.
La
украшение, finalmente, puede dejarse en manos de los profesionales especializados o bien darle el estilo propio alquilando o comprando los productos de forma online como luces, guirnaldas, macetas, etc.
Qué debemos tener en cuenta para un evento en espacio abierto
Cuando se trata de reuniones al aire libre, es necesario considerar varios aspectos.
En primer lugar,
las sorpresas de la climatología. La mejor opción será tener alquiladas algunas carpas que puedan dar refugio a la totalidad de los asistentes en cado de presentarse una precipitación o para dar sombra y descanso.
También es recomendable solicitar una
desinfección previa del lugar, si es que tuviera mucho espacio verde, para evitar la molesta presencia de moscas y mosquitos.
Es muy importante
elegir la hora y la duración teniendo en cuenta el pronóstico y la época del año en que nos encontremos. Incluso el evento mejor organizado puede fallar si tiene lugar bajo el sol de las cuatro de la tarde en agosto.
Санитарные рекомендации
Dado el crecimiento de los eventos al aire libre en los últimos meses, las autoridades del Ministerio de Sanidad, han publicado un documento con diferentes recomendaciones para garantizar la seguridad de los mismos.
En primer lugar, aconsejan
adaptar el lugar donde se desarrolla el evento reforzando protocolos de limpieza y desinfección, facilitando la utilización adecuada de los baños y señalizando los espacios para que se mantengan las distancias de seguridad. Según este mismo documento, también es importante “asegurar la disponibilidad de agua y jabón o solución hidroalcohólica para lavado de manos, instalar barreras físicas como mamparas o divisores en áreas donde es difícil mantener una distancia de seguridad y gestionar con medidas específicas la utilización de los servicios de restauración”.
Siempre hay que tener en cuenta que
las recomendaciones deben ser adaptadas a las características de los asistentes: no es lo mismo ser invitado a una boda que participar en una conferencia de biotecnología. Pero, en cualquier caso, las autoridades sanitarias previenen sobre la importancia de advertir “que no se asista al evento si se está en aislamiento o cuarentena, valorar en función del riesgo comunicar que no se asista sise pertenece a grupos vulnerables, mantener la higiene respiratoria y realizar higiene de manos”.