Si no fuera un correo electrónico, tal vez podría enviarte un video.
Todos nos hemos acostumbrado a las reuniones por video en los últimos años. Pero cuando se trata de comunicación asíncrona o no simultánea, recurrimos principalmente al medio probado del correo electrónico.
El correo electrónico es bueno para muchas cosas, pero malo para comunicar emociones o personalidad, entregar una demostración o mostrar una escena. El video es mejor para esto.
"Los mensajes de video transmiten la personalidad del mensajero de una manera que los correos electrónicos mejor escritos tienen dificultades para lograr", dijo Eric Burns, director ejecutivo de Panopto, una empresa de administración de contenido de video. "Que alguien te hable a través de una hoja de cálculo es mucho mejor que compartir una hoja y un documento".
Panopto es una de un número creciente de empresas que desarrollan formas de hacer que el video asíncrono sea conveniente y fácil para todo tipo de tareas que ahora se manejan por correo electrónico o en reuniones en vivo. Para demostraciones de productos y tutoriales, el valor del video es obvio, pero los defensores dicen que hay otras formas de implementar el soporte para que las organizaciones sean más productivas.
Repensar la reunión
Considere cómo se desarrollan normalmente las reuniones. La sesión comienza unos minutos tarde para dar tiempo a los que llegan tarde y a la charla. A menudo hay una presentación, que por lo general no se ha compartido con los participantes por adelantado. Las personas ignoran lo que dice el orador mientras entrecierran los ojos para entender lo que hay en las diapositivas.
Las reuniones pueden ser más cortas, más productivas y más inclusivas si parte de la sesión está pregrabada, dijo Michael Litt, director ejecutivo del servicio de mensajes de video Vidyard. "Prevalece la percepción de que las reuniones deben ser en vivo", dijo, "pero no todos confían en su capacidad para responder en tiempo real". El formato no es adecuado para personas que necesitan tiempo para analizar lo que se comunica. Las reuniones físicas tienden a estar dominadas por los asistentes más extrovertidos, lo que distorsiona el resultado.
Litt sugiere que, en cambio, el organizador de la reunión pueda grabar la presentación y enviarla a los asistentes con unos días de anticipación junto con un documento compartido para recibir comentarios. "De esa manera, cuando ingresa a la reunión, ya tiene las preguntas y los pensamientos de todos en lugar de dedicar la primera mitad a la presentación", dijo. Cada persona llega completamente informada y lista para pasar su tiempo discutiendo en lugar de escuchar una conferencia.
Lo mismo ocurre con las presentaciones de ventas y las comunicaciones con los clientes. "Cuando le envía al cliente una vista previa de cinco minutos de un tema por adelantado, puede tener una conversación en vivo más enfocada", dijo Litt.
Medios de información densa
Burns afirma que “el ancho de banda de información del video, especialmente cuando se combina con una demostración o presentación, es extremadamente alto. Es ideal para formación y documentación de referencia. Puede acelerarlo, ralentizarlo y verlo en fragmentos.
La captura de reuniones, interacciones con clientes y eventos corporativos en video también crea un archivo de mejores prácticas y soluciones. "Si el equipo de soporte ve un problema de flujo de trabajo con un cliente, puede registrarlo y enviarlo al equipo de ingeniería", dijo. "Está construyendo una biblioteca de videos del escape digital de la organización mientras resuelve problemas".
Panopto utiliza voz y reconocimiento óptico de caracteres para hacer que el contenido de audio y video se pueda buscar. A pesar de las deficiencias de la tecnología actual, la transcripción no tiene que ser perfecta para ser útil. "Los humanos necesitan un 90 % de precisión para recordar algo, pero un 35 % de precisión es suficiente para que un motor de búsqueda brinde resultados muy precisos", dijo Burns.
No todos se sienten cómodos frente a una cámara, pero la pandemia ha sido una bendición indirecta en ese sentido. Nos obligó a todos a aprender al menos algunos conceptos básicos de la comunicación por video y nos hizo un poco más tolerantes con las imperfecciones de otras personas.
Burns recomienda algunos conceptos básicos: evite los fondos desordenados, la mala higiene y la vestimenta descuidada. Las caras deben estar centradas y no cortadas en la frente. Invierta en un buen equipo de audio y video, porque "la investigación ha demostrado que la mala calidad del sonido hace que las personas piensen que son menos inteligentes". Respete el tiempo del espectador y mantenga los mensajes breves. Use videos donde tenga sentido, pero mantenga un buen correo electrónico antiguo en su bolsillo trasero.
Los últimos años han visto una explosión de herramientas para facilitar la captura y el intercambio de videos, incluidos Vidyard, Loom, Hippo Video y CloudApp. Pueden estar en algo. Una encuesta encargada por Vidyard encontró que el 89 % de los profesionales de servicios financieros creen que los mensajes de video tienen un mayor impacto que los mensajes de texto, y dos tercios dijeron que llegaron a conocer mejor a los clientes a través de la interacción con video. ¿Quién dijo que tenía que ser en tiempo real?
Итак, прочтите это:
© 2022 IDG Communications, Inc.